Przygotowanie oprawy wizualnej uroczystości wymaga uwzględnienia wielu szczegółów, które często są zauważalne dopiero w trakcie samego wydarzenia. Zdjęcia i nagrania nie powstają wyłącznie dzięki sprzętowi, niemniej jednak też dzięki umiejętności obserwacji, przewidywania sytuacji a także implementacji się do zmieniających się warunków. Każda uroczystość ma inny przebieg, dlatego sposób dokumentowania bardzo istotnych chwil zależy między innymi od miejsca, harmonogramu, liczby uczestników oraz charakteru spotkania.
W praktyce spore znaczenie ma wcześniejsze poznanie planu dnia, ponieważ umożliwia nie gorzej przygotować się na momenty wymagające szybkiej reakcji.
Wybierając osobę odpowiedzialną za zapis wydarzenia, wiele ludzi zwraca uwagę na połączenie zdjęć i filmu. Fotograf i kamerzysta na wesele mogą pracować niezależnie albo współdziałać, by uchwycić różnorodne elementy uroczystości z odmiennych perspektyw. Zdjęcia pozwalają zatrzymać pojedyncze chwile, emocje i najmniejsze elementy, jednakże nagranie pokazuje ruch, dźwięki oraz kolejność wydarzeń. W praktyce ważne jest natomiast nie tylko i wyłącznie samo rejestrowanie obrazu, ale też sposób poruszania się podczas uroczystości. Osoby zajmujące się dokumentacją muszą często znaleźć równowagę między obecnością w najlepszym miejscu a pozostawaniem możliwie dyskretnym, aby nie zakłócać przebiegu spotkania.
Istotnym etapem przygotowań jest zobowiązanie oczekiwań dotyczących końcowego materiału. Różne osoby mogą mieć inne wyobrażenie o tym, które momenty są bardzo ważne i jaki styl dokumentacji będzie dla nich bardzo dobry. W praktyce rozmowa przed wydarzeniem pomaga określić w głównej mierze zamysł dnia, szczególne chwile wymagające uwagi a także kwestie techniczne związane z miejscem realizacji. Znaczenie mają też warunki, w jakich odbywa się uroczystość. Oświetlenie sali, przestrzeń do poruszania się czy pogoda podczas części plenerowej mogą wpływać na sposób pracy i wymagają odpowiedniego przygotowania.
Dokumentowanie wesela jest procesem, który obejmuje nie tylko sam dzień uroczystości, niemniej jednak też późniejsze opracowanie materiałów. Selekcja zdjęć, montaż filmu czy przygotowanie wybranych ujęć wymagają czasu oraz dokładności. W praktyce nie wszystkie zarejestrowane fragmenty trafiają do końcowego materiału, ponieważ wybierane są te, które najlepiej oddają przebieg wydarzenia. Znaczenie mają zarówno główne momenty uroczystości, jak i mniejsze sytuacje pojawiające się oprócz oficjalnym programem, takie jak reakcje gości, krótkie rozmowy czy najmniejsze elementy dekoracji. Finalny charakter przygotowanych materiałów zależy od wielu czynników, w głównej mierze sposobu pracy, indywidualnych ustaleń oraz przebiegu samego wydarzenia.
Dodatkowe informacje: fotograf i kamerzysta na wesele gorlice.