Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur sprawia, że coraz większego znaczenia nabiera sposób przekazywania danych wśród używanymi systemami. Dokument wystawiony w programie sprzedażowym może być w przyszłości niezbędny w księgowości, raportowaniu, sprawdzeniu płatności czy archiwizacji. Jeżeli już informacje są przepisywane ręcznie, każdy dodatkowy etap zwiększa liczbę czynności, które trzeba stworzyć.
KSeF API pozwala komunikację oprogramowania z Krajowym Systemem e-Faktur, dlatego może stać się jednym z elementów takiego przepływu danych. W praktyce ważne jest jednakże prawidłowe określenie granic automatyzacji. Nie każda operacja powinna być wykonywana bez udziału człowieka, a oczywiście nie każdy dokument ma identyczną ścieżkę obsługi. Już na początku warto ustalić, które dane są źródłowe, gdzie powstaje faktura i który system odpowiada za jej dalsze przetwarzanie. Takie rozdzielenie zadań ma znaczenie później, gdy pojawi się konieczność wyjaśnienia rozbieżności wśród zapisami w różnych miejscach.
Przy tworzeniu połączenia wśród systemami często okazuje się, że największym wyzwaniem nie jest samo przesłanie danych, lecz ich wcześniejsze uporządkowanie. Różnorodne programy mogą skorzystać z odmiennych możliwości zapisywania tych samych informacji. Tyczy się to w głównej mierze oznaczeń produktów, jednostek, stawek, dat czy danych kontrahentów. Integracja z KSeF API wymaga zatem ustalenia, w jaki sposób dane z systemu źródłowego zostaną zmienione do postaci wymaganej przez interfejs. Warto także przewidzieć kontrolę poprawności przed rozpoczęciem wysyłki. O ile błąd zostanie wykryty dopiero po przekazaniu dokumentu, jego usunięcie może wymagać dodatkowych czynności i sprawdzenia, czy wcześniejsza operacja de facto się nie powiodła. Z doświadczenia przy podobnych procesach wynika, że problemy najczęściej ujawniają się na styku kilku systemów, a nie w pojedynczym programie działającym w oderwaniu od pozostałych.
Znaczenie ma także sposób przechowywania informacji o przebiegu poszczególnych operacji. Przy kilku dokumentach dziennie można jeszcze stosunkowo łatwo sprawdzić ich stan ręcznie. Przy większej skali potrzebny jest mechanizm pozwalający odtworzyć historię dokładnie sprecyzowanej faktury. Sam komunikat informujący o wysłaniu dokumentu może być niewystarczający, ponieważ trzeba odróżnić przygotowanie danych od faktycznego zakończenia procesu po stronie systemu docelowego. W przypadku wystąpienia błędu ważne jest ustalenie jego rodzaju. Inaczej postępuje się z nieprawidłowymi danymi dokumentu, a zupełnie inaczej z chwilowym problemem komunikacyjnym. Automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie zawsze jest odpowiednim wyjściem. Może bowiem doprowadzić do powtórzeń, jeśli pierwsza próba została przyjęta, lecz odpowiedź nie dotarła do systemu źródłowego. Z kolei całkowity brak mechanizmu ponawiania może pozostawić część dokumentów bez kolejnej obsługi. Dlatego zasady reagowania powinny być zawarte przed uruchomieniem automatycznego procesu.
Ważnym elementem pozostaje również sposobność ręcznej kontroli w sytuacjach niekonwencjonalnych. System może wykorzystywać znakomita większość standardowych przypadków, niemniej jednak użytkownik powinien posiadać możliwość sprawdzenia, co stało się z konkretnym dokumentem i na jakim etapie znajduje się jego obsługa. Jest to zwłaszcza ważne przy korektach, ponownym przetwarzaniu danych lub zmianach w sposobie wystawiania faktur. Wraz z rozwojem procesu mogą modyfikować się również wymagania techniczne, konfiguracja systemów a także zakres używanych funkcji. Z tego powodu integracja nie powinna być traktowana jako rozwiązanie, które po jednorazowym uruchomieniu nie wymaga następnej testom. Potrzebne mogą być testy po aktualizacjach, obserwowanie komunikatów błędów oraz okresowe sprawdzanie, czy dane w systemach pozostają spójne. KSeF API jest w takim ujęciu jednym z elementów całego obiegu informacji, a jego właściwe przeznaczenie zależy zarówno od warstwy technicznej, jak i od zasad, według których organizowane są dokumenty a także powiązane z nimi procesy.
Polecamy: KSeF API dokumentacja.