W obliczu odejścia bliskiej osoby wiele spraw trzeba uporządkować niemalże jednocześnie. Emocje na prawdę bardzo często utrudniają podejmowanie wyborów, a jednocześnie ukazują się obowiązki powiązane z formalnościami i przygotowaniem ceremonii. Z praktyki można zauważyć, że najwięcej czasu zajmuje nie samo planowanie uroczystości, lecz zebranie wszystkich informacji potrzebnych do utworzenia kolejnych kroków.
Znaczenie mają dokumenty, postanowienie miejsca pochówku, wybór terminu oraz implementację przebiegu ceremonii do obowiązujących zasad i oczekiwań rodziny. Każdy przypadek przebiega inaczej, ponieważ wpływ na organizację mają zarówno indywidualne decyzje bliskich, jak i lokalne procedury, których nie da się pominąć.
Zakład pogrzebowy uczestniczy w realizacji wielu czynności związanych z przygotowaniem pochówku, natomiast zakres wykonywanych działań zależy od dokładnie określonej sytuacji. W praktyce zdarza się, że początkowe ustalenia zmieniają się podczas organizacji, ponieważ ukazują się nowe okoliczności wymagające implementacji wcześniejszych intencji. Może to wynikać z dostępności terminów, konieczności uzyskania dodatkowych dokumentów lub zmian związanych z udziałem członków rodziny. Takie sytuacje pokazują, że przygotowanie ceremonii nie ogranicza się do jednego działania, lecz obejmuje sporo etapów, które muszą zostać wykonane w adekwatnej kolejności. Dosłownie niewielkie przesunięcie jednego z nich może wpłynąć na harmonogram dalszych czynności.
Usługi pogrzebowe obejmują działania wykonywane przed ceremonią, w trakcie jej trwania oraz po zakończeniu pochówku. Z doświadczenia wynika, że wiele ludzi nie zdaje sobie sprawy z liczby spraw organizacyjnych, które powinno się uwzględnić jeszcze przed zobowiązaniem szczegółów uroczystości. Niekiedy niezbędne jest skoordynowanie terminów z administracją cmentarza, przygotowanie wymaganych dokumentów a także uwarunkowanie przebiegu ceremonii zgodnie z wybraną formą pochówku. W niektórych przypadkach ukazują się również dodatkowe ograniczenia wynikające z zlokalizowania cmentarza, warunków pogodowych albo konieczności implementacji godzin do obowiązujących zasad. Wszystkie te elementy wpływają na przebieg przygotowań i wymagają bieżącego reagowania na zmieniające się okoliczności.
Organizacja pogrzebów jest procesem, w którym liczy się dopasowana kolejność podejmowanych działań oraz uwzględnienie wielu najmniejszych elementów organizacyjnych. W praktyce czasem rodzina koncentruje się na najważniejszych decyzjach, a dopiero w późniejszym czasie ukazują się kwestie formalne, które wymagają dodatkowego czasu. Tyczy się to między innymi dokumentacji, ustaleń dotyczących miejsca pochówku czy dostosowania terminu do możliwości wszystkich stron uczestniczących w przygotowaniach. Każda ceremonia ma indywidualny charakter i przebiega w innych ustaleniach, dlatego nieprosto mówić o uniwersalnym schemacie postępowania. Zakres czynności, czas niezbędny na ich wykonanie oraz sposób organizacji zależą od wielu czynników, które stają się widoczne dopiero w trakcie realizacji kolejnych etapów przygotowań.
Więcej: Transport i kremacja zwłok.